Ny hverdag i Dokumentsenteret

Mange fordeler med innføring av EFFEKT

Da all korrespondanse kom i papirform, hadde vi dårlig oversikt over restansene. Datasystemet (DUF) ble ikke brukt aktivt som søkemotor. Elektroniske saker gir en mulighet til styre ressurser bedre. En arbeidssak kan for eksempel overføres til saksbehandlende enhet i det den kommer inn til UDI. Elektroniske dokumenter er tilgjengelige for flere brukere samtidig. Dette innebærer at det kommer færre papirrekvisisjoner. Det er også mindre behov for ressurser til fysisk arkivering. Risikoen for feilarkivering er betydelig redusert og man har ikke problemer med gjenfinning av saker.

Dokumentsenteret registrerte totalt 182 459 saker i 2011. Av disse var 90 000 papirsaker, 50 000 eSaker og 25 560 saker til skanning.

Utfordringer og forbedringsarbeid

Selv om alle nye saker nå er i eSak, er fortsatt en stor del av saksmengden som kommer til Dokumentsenteret papirsaker. Dette er saker som var påbegynt før innføringen av eSak, for eksempel saker som er avsluttet i UNE eller har vært til uttalelse hos politiet. Det er fortsatt et parallelt løp mellom eSaker og papirsaker, noe som innebærer at man må ha et langtidsperspektiv på fullt uttak av gevinster. For flere sakstyper, blant annet statsborgerskap, er det for eksempel nødvendig å ha alle de forutgående sakene før man kan behandle den siste saken som er en eSak. Dette gir logistikkutfordringer og fører til at det tar noe mer tid enn tidligere å få både eSak og historisk mappe til fagavdelingen.

Gode rutiner

Ved innføring av EFFEKT og eSak har Dokumentsenteret jobbet mye med å få på plass gode rutiner. Dette er noe vi jobber kontinuerlig med. Klare og gode rutiner er svært viktig for å kunne bli effektive og ta ut gevinster.

Skanning

Ved elektronisk arkiv er det behov for at saksdokumentene i papirversjon blir skannet. Det har vært krevende å lære seg nye arbeidsprosesser som skanning. Selv om Dokumentsenteret hadde fått noe erfaring med skanning gjennom piloten, var dette mye mer krevende enn forventet. Dette skyldes at vi hadde lite erfaring og kompetanse da vi startet, og at utrullingen av eSak i politiet ble gradvis innført slik at Dokumentsenteret i UDI fikk en større skanningsjobb.

Krav om økt kompetanse for medarbeiderne

Innføring av elektroniske saker/arkiv krever en helt annen IT- kompetanse hos medarbeiderne. Det har derfor vært nødvendig med kompetansehevning og opplæring for flesteparten av medarbeiderne. Det er svært få medarbeidere som er rekruttert inn i UDI med arkivkompetanse. For å kunne ivareta arkivlov og forskift i tiden fremover er det derfor helt nødvendig at kompetansen om elektronisk arkiv heves.

Utnytte nye muligheter

Dokumentsenteret har erfart at gevinstarbeidet er et modningsarbeid. Særlig i starten var det mange som jobbet litt som før og for eksempel sendte papirkopier for arkivering selv om saken var elektronisk. Vi har også måttet gå i oss selv og evaluere alle arbeidsprosessene. Vi erfarte for eksempel at vi mottok mye dokumentasjon elektronisk som vi skrev ut og deretter skannet. Dette er ikke effektivt. Vi har derfor endret rutiner og fått lisenser på akrobat Reader slik at vi kan dele opp vedlegg som kommer på e-post og legge dem rett inn i postklienten i DUF. Dette gjør at vi i dag håndterer slike e-poster med vedlegg på en raskere og mer effektiv måte.