EFFEKT leverer verktøy som skal opne eit moglegheitsrom for verksemdene. Korleis har de klart å utnytte disse moglegheitene?
Børresen: Eg synest det begynner å skje noko i heile utlendingsforvaltninga. Eit eksempel er Dokumentsenteret i UDI, som no jobbar aktivt med å ta i bruk løysingane på ein god måte og leiter etter moglegheitene systema bringar med seg. På imponerande vis greier dei å fokusere på tiltak som medverkar til å skape ei betre utlendingsforvaltning, i staden for å fokusere på manglar og avgrensingar i dei nye løysingane.
Eg synest det har skjedd ei veldig endring i haldningar på dei fire åra vi har halde på med EFFEKT-programmet. Synet på teknologi og engasjementet og forståinga frå leiarane si side har endra seg totalt.
Forfang: Eg synest dette Bill Gates-sitat seier det veldig godt: «Vi har alle ein tendens til å overvurdere den forandringa som vil skje dei neste åra, og undervurdere den forandring som vil skje dei neste ti.»
Den store forskjellen er nettopp dette med leiarforankring. Tidlegare var ikkje leiarane engasjerte, og dei forstod ikkje kva teknologiutviklinga innebar. No opplever vi at leiarane engasjerer seg. Men vi er ikkje i mål. Leiarfokus på moglegheiter til å skape forbetringar er framleis heilt avgjerande for å lykkast med EFFEKT.
EFFEKT-programmet har ei gevinstforplikting som skal realiserast gradvis fram til 2017. Har det vore vanskeleg å få gjennomslag for dette i utlendingsforvaltninga?
Børresen: Eg er ein god gammaldags byråkrat som meiner at vi må ta godt vare på pengane til skattebetalarane. Det skulle berre mangle om vi ikkje skulle forplikte oss til å ta ut gevinstar når vi har fått 560 millionar kroner, noko anna ville jo vere umoralsk.
Gevinstforplikting representer noko nytt. Sjølv trur eg faktisk at det å utnytte moglegheitsrommet og akseptere forpliktinga heng saman. Men dette inneber ikkje at det nødvendigvis er ein automatikk i at heile gevinstane skal betalast tilbake til samfunnet og statskassa. Som direktør vil eg halde fram med å kjempe i Justis- og beredskapsdepartementet for at UDI skal få mest mogleg pengar til å bruke på mange gode formål. Dette bryt ikkje med gevinstforpliktinga. Oppgjersforma er ei sak for seg.
Forfang: Om vi får høve til å bruke av gevinstane frå EFFEKT, så er jo det òg ein gevinst. Det viktige er kva vi bruker dei til, og korleis vi bruker dei. Om vi bruker av gevinstane til å skape nye forbetringar og betre IKT-system, så er jo det ein gevinst. Dersom vi bruker pengane på ineffektive tiltak og dårleg forvaltning, då er det ingen gevinst.
Børresen: Når vi ser staten under eitt og korleis budsjett og kostnader har utvikla seg, er vi inne i ei utvikling som ikkje kan halde fram. Statsbudsjetta må bli mindre, og derfor må etatane forplikte seg til å jobbe smartare og blir meir effektive.
Men det å tenkje slik er nok ei utfordring for mange. Vi er ikkje vane med å forplikte oss til å gi frå oss ressursar, snarare tvert imot. Vi er vane med å hegne om dei ressursane vi har fått, sjølv om vi har forbetringspotensial og gevinstmoglegheiter i eiga verksemd.
Korleis trur de vi vil lykkast med innføringa av fullelektronisk saksbehandling med tilhøyrande gevinstrealisering, og kva for utfordringar trur de vi vil møte i gevinstperioden fram til 2017?
Børresen: EFFEKT har representert ei satsing og ei forplikting. Eg fryktar at om dette ikkje blir ført vidare, så vil vi miste viktig kompetanse og gjennomføringsevne. Derfor håpar eg vi får midlar til å utvikle vidare dei løysingane vi no har fått på plass. Då eg kom hit i 2006, meinte mange at datasystemet i utlendingsforvaltninga (DUF) allereie var moge for utskifting. Eg håpar det vil ta lang tid før det blir ønskjeleg å skifte ut EFFEKT-løysingane. Men det krev midlar til aktiv vidareutvikling og at fagsida framleis er tett inne i utviklinga av løysingane når ein går over i ein ny fase.
Forfang: Den gong DUF blei utvikla, var det få leiarar som forstod kva dette handla om. Det var mange synspunkt nede i organisasjonen på enkeltelement som ikkje fungerte. Men det som mangla, var forståinga av det overordna biletet av kva eit omfattande datasystem betydde, og kva potensial det hadde.
Børresen: Det er mange som no ser på UDI og lurer på korleis vi har klart å komme så langt som vi har innan IKT-satsing. Då plar eg seie at det er viktig å vere veldig tydeleg på kvar ein vil, kva ein vil, og kvifor.
Det er ei utfordring at departementa manglar strategisk kompetanse på IKT. Vi må ha ambisjonar, for eksempel på digitalisering. Dersom dei meiner at det er viktig, så må vi i statsforvaltninga diskutere det og setje oss mål. Noko av problemet er at debattane ikkje kjem opp på departementsnivået og det politiske nivået, dei blir lett for tekniske. Då føler leiarane seg framandgjorde, og dei tør ikkje vere med. Diskusjonane må dreie seg om korleis vi vil at brukarane våre skal møte oss.
Og dette bringar oss eigentleg tilbake til utgangspunktet og moglegheitsrommet for EFFEKT. Det er morosamt å sjå kva som skjer ute i verksemda når medarbeidarar tek verktøya i bruk og utnyttar moglegheitene. Det skjer i UDI, i politiet, i UD, i IMDi og i UNE. Desse erfaringane er det viktig å dele og lære av. Det er nyttig, og det er morosamt å få vere med.