Når søknaden kjem til UDI, blir den registrert i arkivet og deretter sendt vidare til den eininga som skal handsame søknaden.

I eininga blir søknadene gjennomgått og det blir avklara om søkjaren oppfyller vilkåra, har fylt ut skjema riktig, og om all dokumentasjon er på plass.

Søknader som er ufullstendige kan bli sendte til det lokale politidistriktet som vil hente inn meir informasjon og dokumentasjon. I noen tilfelle tek UDI også kontakt direkte med personen som søkjaren eventuelt har gitt fullmakt, for å innhente manglande informasjon. Viss viktig informasjon manglar kan handsaminga av søknaden ta lengre tid enn det som er oppgitt som sakshandsamingstid.

Når vedtaket er fatta, skriv sakshandsamaren eit vedtaksbrev og sender det til politidistriktet der søknaden blei levert, eller til det politidistriktet der søkjaren skal bu. Politiet formidlar vedtaket til søkjaren.

Det tek nokre dagar eller veker frå UDI fattar vedtaket, og til søkjaren får svar om resultatet. Tida avhenger mellom anna av postgang og arbeidsmengda hos politiet som skal formidle vedtaket.