Utlendingsdirektoratet (UDI) har ansvaret for å iverksette norsk innvandrings- og flyktningpolitikk. Vi skal legge til rette for lovlig og ønsket innvandring til Norge, og samtidig hindre ulovlig innvandring.
Innvandrings- og flyktningpolitikken vekker sterkt personlig og politisk engasjement. Vi skal derfor være tydelige på hva som er samfunnsoppdraget vårt, og vise at vi utfører det profesjonelt og faglig korrekt.
Vi skal være en aktiv deltaker i samfunnsdebatten, og vi skal sikre at brukerne våre, enkeltpersoner, støttespillere og allmennheten har god tilgang på fakta og informasjon.
Vi skal være et brukerorientert og åpent direktorat. Dette er nedfelt i virksomhetsideen vår, og utdypet i strategiplanen
for 2011–2014
Underliggende strategier
Mål for kommunikasjonen vår
UDI skal være et åpent, tydelig og tilgjengelig direktorat
Vi skal være åpne og tydelige om utfordringer, prioriteringer og resultater. Vi skal presentere statistikk, analyser, arbeidet vårt og konsekvenser på en forklarende og brukervennlig måte.
UDI skal være et synlig fagorgan
Vi skal være en aktiv deltaker i samfunnsdebatten. Vi skal bidra til en mer faktabasert og opplyst offentlig debatt med utgangspunkt i faglig baserte bidrag og innspill.
Vi skal framstå likt i ulike kanaler
Tjenestene våre skal henge sammen – fra nettsidene våre til brev, brosjyrer og måten vi møter brukerne våre på. Den visuelle profilen skal sikre at vi er gjenkjennelige, og at vi fremstår som profesjonelle og pålitelige på tvers av tid, personer og kanaler.
Vi skal gi enkel og god informasjon
Vi skal formidle informasjon på en enkel måte og utvikle presentasjoner, informasjonsmateriell og filmer og som er tilgjengelige også for språksvake. Vi skal videreføre klarspråkarbeidet i alt vi formidler.
Vi og våre samarbeidspartnere skal gi brukerne enhetlig informasjon
Vi skal bygge gode relasjoner med samarbeidspartnere, interesseorganisasjoner og de øvrige aktørene på migra-sjonsfeltet, og sørge for at de får god informasjon fra oss på våre ansvarsområder. På den måten vil også brukerne få enhetlig og god informasjon fra alle. Vi skal gi brukerne den informasjonen de trenger for å få helhetsoversikt og forutsigbarhet.
Vi skal ha en klar ansvarsfordeling i forhold til kommunikasjon
Den enkelte lederen har hovedansvar for fagfeltet sitt og skal til enhver tid sørge for god intern og ekstern kommunikasjon.
UDI skal ha et aktivt og profesjonelt forhold til mediene. Vi skal yte god service og fremstå med en enhetlig profil. Gjennom vår kontakt med mediene skal vi bidra til økt kunnskap om migra-sjonsfeltet og om utlendingsmyndighetenes og UDIs arbeid.
Strategiske prinsipper
UDI sitter på unik kunnskap om innvandringen til Norge i form av statistikk, annen faktainformasjon og behand-ling av utlendingssaker. Vi skal bidra til en faktabasert debatt gjennom å dele denne kunnskapen med mediene. Videre
skal vi sørge for at informasjonen når bredt ut, gjennom god kontakt med landsdekkende, regionale og lokale medier. Vi skal også benytte de mulighetene som ligger i sosiale medier til å spre informasjon om utlendingsfeltet.
Kontakt med media
Åpenhet
Vi skal ha en åpen, klar og tydelig kommunikasjon med mediene. Det betyr at vi skal:
- bidra til at publikum får kunnskap om UDIs arbeid og om regelverket
- formidle og forklare statistikk
- informere om praksis og praksisendringer
- tilrettelegge for innsyn i tråd med offentlighetsloven
Faktabasert samfunnsdebatt
Vi skal dele kunnskapen vår og bidra til en faktabasert debatt om innvandring. Det betyr at vi skal:
- yte god service til medier som etterspør fakta og statistikk
- bidra til at mediene tar opp viktige problemstillinger om migrasjon
- bidra til at medienes fremstilling av generelle problemstillinger og/eller enkeltsaker blir mest mulig faktabasert og nyansert
Tilgjengelighet og service
Vi skal bistå mediene med bakgrunnsinformasjon om relevante problemstillinger og med intervju om feltet og om arbeidet vårt. Vi skal være imøtekommende og serviceinnstilte. Det betyr at vi skal:
- ha betjent pressetelefon på dagtid
- ha betjent vakttelefon utenom arbeidstiden
- bidra til at ledere og nøkkelpersoner bistår mediene med informasjon og intervju
- sørge for god informasjon til mediene, både i kontakt med journalister og via nettsidene og sosiale medier
- imøtekomme tidsfrister så langt det er mulig
Samarbeid og rutiner
Kommunikasjonsstaben er UDIs kompetansesenter for ekstern kommunikasjon, og har ansvar for kvalitetssikring og koordinering av mediearbeidet.
Fagansvar
Linjelederne har ansvar for kommunikasjon på sitt fagområde, og skal bidra til at UDI kan tilby aktuelle saker til mediene for å øke kunnskapen om innvandringsfeltet.
Håndtering av mediehenvendelser og uttalelser til media er en sentral del av lederansvaret i UDI. Lederne i direktoratet
skal derfor ved behov kunne uttale seg til mediene om eget fagområde.
Ansvarsforholdene knyttet til mediearbeid og retningslinjer for håndtering av mediehenvendelser er beskrevet nærmere i dokumentet Retningslinjer og rutiner for UDIs mediearbeid.
udi.no er den viktigste informasjons- og kommunikasjonskanalen vi har med omverden.
Overordnet målsetning
Gjennom udi.no skal vi yte god service overfor alle brukergruppene våre. Nettsidene skal inneholde lettfattelig, opp-datert og helhetlig informasjon. Sidene skal bidra til å øke forståelsen for fagfeltet vårt og speile UDI som et åpent og tilgjengelig direktorat. Vi vil utvikle udi.no til å bli en fullverdig veileder og informasjonskanal for brukerne.
Nettsidene skal være en offensiv kanal for kommunikasjon med brukerne, og skal være stedet der de finner opp-datert informasjon om UDIs ansvarsområde. Samtidig skal vi utvikle webteknologien til å gjøre sidene mer målgrupperettet,
og til å tilby interaktive elektroniske tjenester.
Strategiske prinsipper
Åpenhet
Nettsidene skal sikre åpenhet omkring, og bidra til økt innsikt i, regelverk og praksis innenfor ansvarsområdet vårt. Nettsidene skal:
- ha en folkeopplysende funksjon om praksis og regelverk
- medvirke til at søkere i og utenfor Norge har realistiske forventninger til muligheter, rettigheter og plikter
- synliggjøre UDI som en aktiv samfunnsaktør som bidrar til opplyst debatt på utlendingsfeltet
Tilgjengelighet
UDIs nettsider skal være tilgjengelige for alle, uavhengig av personlige og tekniske forutsetninger. Nettsidene skal:
- følge de internasjonale kravene for teknisk kvalitet for nettsider
- tilfredsstille kravene til tilgjengelighet
- tilfredsstille kravene til sikkerhet og beredskap
- ha god digital synlighet
Brukervennlighet og service
Nettsidene skal inneholde informasjon og tjenester som er tilpasset brukernes behov. Nettsidene skal:
- inneholde oppdatert, korrekt og helhetlig informasjon
- inneholde informasjon tilpasset målgruppene og deres behov
- bidra til helhetlig informasjon innenfor utlendingsforvaltningen
- tilfredsstille publikums krav til kvalitet og brukervennlighet
- ha funksjonalitet for toveiskommunikasjon mellom UDI og brukerne
- ha et brukervennlig design som bidrar til enkel navigasjon på sidene
- tilby individuell kommunikasjon og brukerprofil
Tydelig profil
Nettsidene skal ha en tydelig visuell og språklig profil som gjenspeiler UDI som en profesjonell og selvstendig avsender. Nettsidene skal:
- ha et profesjonelt design i tråd med UDIs visuelle identitet
- ha et enkelt og forståelig språk, i tråd med klarspråkprinsippene
Ansvarsområder
Hovedansvaret for udi.no ligger i Kommunikasjonsstaben, med fast stilling for nettredaktør og kommunikasjons-direktør som ansvarlig redaktør. Kommunikasjonsstaben skal være pådriver for at nettsiden er oppdatert og i samsvar med lovverk og praksis. Der ligger også ansvaret for informasjonsarkitektur, brukerretting og publisering.
Kommunikasjonsstaben skal være representert i alle prosjekter som angår utvikling av elektroniske brukergrensesnitt.
Fagavdelingene, ved nettkoordinatorene, har det faglige ansvaret for innholdet på udi.no. De skal påse at innholdet på nettsidene til enhver tid samsvarer med gjeldende lovverk og praksis. Ansvarsforhold og riktig linje for godkjenning
av endringer avklares i den enkelte avdeling. Større endringer skal alltid godkjennes av en leder.
Avdeling for elektronisk forvaltning (AEF) er tillagt det tekniske ansvaret for nettsidene, og nettstrategien må derfor
sees i sammenheng med IKT-strategien. Avdelingen har også ansvar for å bistå igangsetting og gjennomføring av enkelte større IKT-prosjekter tilknyttet nettsidene.
Viktige avgjørelser om nettsidene er forankret i direktørmøtebehandling.
Den visuelle og språklige identiteten vår skal sikre at vi fremstår som troverdige, imøtekommende og gjenkjennelige. Å skape en god identitet handler om å sørge for at brukerne får et godt helhetsinntrykk av oss gjennom måten vi kommuni-serer med dem på.
Prinsippene for visuell identitet og språk skal:
1. synliggjøre hvem vi er
Vi skal være gjenkjennelige på tvers av tid og kanaler, og tjenestene våre skal henge sammen i alle detaljer – fra nettsidene våre til brev, brosjyrer og måten vi møter brukerne våre på.
- Avdelingene har selv ansvaret for at den visuelle profilen følges i produktene de utvikler.
- Kommunikasjonsstaben bistår med råd og veiledning.
- Kommunikasjonsstaben er alltid med på oppstartsmøter hos byrået når avdelingene skal utvikle nye produkter.
2. skape en helhetlig og god brukeropplevelse
Den visuelle identiteten vår skal ta utgangspunkt i brukerne våre og deres behov. I tillegg skal vi følge prinsippene for helhetlige tjenester, slik at vi bidrar til gode brukeropplevelser i møtet med UDI.
- Avdelingene er ansvarlige for at både vi selv og eksterne leverandører følger prinsippene for helhetlige tjenester.
3. brukes i alle kommunikasjonskanaler – gamle og nye
Den visuelle identiteten skal dekke de ulike behovene vi har i ulike kanaler, inkludert nye kommunikasjonsflater som Twitter, Facebook, film, lesebrett osv. Den skal være fleksibel og enkel å bruke for alle ansatte.
- Kommunikasjonsstaben har ansvaret for at den alltid er oppdatert med maler og gode eksempler.
4. bidra til enhetlig, god og tilpasset informasjon
Vi skal fortsette arbeidet med klarspråk, og språkprofilen skal følges i alt vi skriver. Språket vårt skal tilpasses brukerens
situasjon. Vi skal gi nok informasjon, og informasjonen skal være enhetlig på tvers av etatene i utlendingsforvaltningen.
- Avdelingene har selv ansvaret for at de følger språkprofilen i tekstene sine.
- Kommunikasjonsstaben gir råd og veiledning og har ansvar for å videreutvikle språkprofilen.
5. sikre at vi er tilgjengelige for alle
Kravene til universell utforming gjelder for alt vi lager, men vi skal også utvikle informasjon særskilt tilrettelagt for språksvake, lesesvake og svaksynte. Vi skal i større grad bruke bilder, plansjer, filmer og andre visuelle virkemidler for å gjøre kompleks informasjon mer tilgjengelig.
- Avdelingene har ansvaret for å sikre at kravene for universell utforming er ivaretatt.
- Kommunikasjonsstaben gir råd og veiledning.
