På UDIs internettsider har du mulighet til å ta kontakt med UDI via kontaktskjemaer. Skjemaet sendes via krypterte linjer. Forespørsel legges inn i et fritekstfelt. Dersom du ønsker tilbakemelding på henvendelsen, må du også legge inn din e-postadresse, da UDIs svar sendes på e-post.
Selv om kontaktskjemaet er kryptert, anbefaler UDI at skjemaet kun benyttes til enkle spørsmål. UDI ber om at henvendelser som inneholder sensitive opplysninger eller informasjon av privat karakter ikke sendes via kontaktskjemaet.
Kontakt UDI via e-post
Alle e-poster som sendes til UDI er som hovedregel offentlige. Vi fører en offentlig journal over all utgående og innkommende korrespondanse, der avsenderens og mottakerens navn, dokumentets dato og en kort beskrivelse av dokumentets innhold vanligvis kommer fram.
Den som ønsker det, kan be om innsyn i Utlendingsdirektoratets saksdokumenter. Derfor bør du ikke sende brev eller e-poster til oss med informasjon som du ikke ønsker at skal bli alment kjent.
Hvis dokumentet inneholder taushetsbelagte opplysninger, kommer ikke disse frem i journalen og de vil bli strøket før det gis innsyn i dokumentet.
Bruk av e-post har svakheter med tanke på sikkerhet. Det du ikke ville ha sendt oss på et postkort, bør du heller ikke sende som vanlig e-post. UDI ber om at henvendelser som inneholder sensitive opplysninger eller informasjon av privat karakter, aldri sendes via e-post. E-post bør fortrinnsvis benyttes til enkle spørsmål.
Innkommende e-post til Opplysningstjenesten i UDI (OTS)
Opplysningstjenesten i UDI (OTS) har en felles innboks for e-post hvor vi mottar henvendelser på lik linje med henvendelser på telefon. OTS svarer på generelle spørsmål, og spørsmål til en konkret sak. All e-post som OTS har besvart, blir lagret i en måned før de slettes.
Ved mer kompliserte spørsmål som knytter seg til regelverk blir henvendelsen sendt videre til rett fagavdeling. Kopi av henvendelsen sendes til arkivet.
OTS benytter Superoffice. Det er et arkiveringssystem for kundehenvendelser, som kommuniserer med saksbehandlingssystemet i UDI. Alle henvendelser til en konkret sak loggføres på saken i SuperOffice.
Påmeldingsskjemaer
Påmeldingsskjemaer på www.udi.no benyttes til ulike konferanser og seminarer som arrangeres av UDI. Påmeldingsskjemaet er kryptert. Det er kun arrangør, nettredaktør og administrator som har tilgang til de opplysningene du sender inn til UDI via påmeldingsskjemaet. Opplysningene blir kun benyttet i forbindelse med gjennomføring av arrangementet, og de blir slettet når arrangementet er avviklet.
Nyhetsabonnement
På www.udi.no kan du abonnere på en nyhetstjeneste. Du registrerer deg med e-postadresse og velger hvilke temaer du ønsker informasjon om. Hver gang det skjer en endring på www.udi.no, innen de tema du har registrert deg på, får du beskjed om dette via e-post.
Opplysningene som registreres benyttes kun til nyhetstjenesten. Det er kun administratorer som får tilgang til opplysningene. Dersom du melder deg av nyhetsabonnementet blir e-postadressen din slettet hos UDI.
Informasjon som lagres automatisk
Vi måler trafikk på våre sider både via klient-side måling (via et javascript) og via logger fra vår webserver. Når du besøker www.udi.no tar vi vare på en del informasjon som IP-adresse, hva slags nettleser og operativsystem du benytter, hvilke sider på www.udi.no du besøker, hvilke side du kom fra da du gikk inn på www.udi.no osv.
For å generere mer avansert statistikk er programvaren vi benytter avhengig av informasjonskapsler (cookies). Les mer om informasjonskapsler hos NorSIS. Du kan fortsatt få tilgang til våre sider selv om du velger å ikke godta kapselen fra www.udi.no.
Vi gjør oppmerksom på at alle data vi samler inn på denne måten kun benyttes for statistiske formål, vedlikehold og utvikling. Denne informasjonen hjelper oss blant annet til å vurdere hva besøkende på www.udi.no er mest interessert i. UDI benytter ikke informasjonskapsler til å lagre personopplysninger.
Lenker til andre nettsteder
På UDIs nettsider har vi lenker til andre organisasjoner og virksomheter. Vi gjør oppmerksom på at UDIs retningslinjer for personvern ikke omfatter disse nettstedene. Når du besøker disse nettstedene må du forholde deg til retningslinjene som gjelder for det aktuelle nettstedet.
Kontaktinformasjon
Hvis du har spørsmål angående vår personvernerklæring, vennligst send en e-post til personvernkoordinator Unni Kathe Ottersland (ukot@udi.no).
