Kommunikasjonsstrategien skal underbygge og bidra til å realisere EFFEKT-programmets overordende mål og visjon. I tillegg skal all kommunikasjon være åpen og tilgjengelig, bruker- og serviceorientert og ha en tydelig profil.

 

Mål
Utlendingsforvaltningens medarbeidere, samarbeidspartnere og samfunnet for øvrig skal være informert om programmets mål og utvikling.

 

Informasjon fra EFFEKT-programmet skal bidra til at medarbeidere i utlendingsforvaltningen lettere kan forberede seg på å ta i bruk nye elektroniske løsninger i dagens arbeidsprosesser.

 

Gjennom kontakt med ledelsen i virksomhetene i utlendingsforvaltningen, mediene, samarbeidspartnere og brukere skal EFFEKT-programmet bidra til å øke kunnskapen om og forståelsen for programmets utvikling og gevinster.

 

Prinsipper
EFFEKT-programmet ønsker en tydelig, klar og åpen kommunikasjon med målgruppene, et aktivt og profesjonelt forhold til mediene og en helhetlig profil.

 

Gjennom eget menypunkt på www.udi.no skal EFFEKT-programmet yte god service overfor utlendingsforvaltningens brukergrupper i utlendingssaker. Nettområdet skal inneholde lettfattelig, oppdatert og helhetlig informasjon.

 

EFFEKT-programmet skal ha en tydelig grafisk og språklig profil. Programmet har egen prosjektlogo og egen grafisk profil som benyttes i markedsføring og på informasjons- og opplæringsmateriell som for eksempel nyhetsbrev og brosjyrer.

 

Ansvar
Kommunikasjonsstrategien for EFFEKT-programmet er en felles strategi for hele utlendingsforvaltningen. EFFEKT-programmets styringsgruppe godkjenner strategien. Det overordnede ansvaret for at strategien følges, ligger hos EFFEKT-programmets ledelse.

 

EFFEKT-programmet koordinerer sin kommunikasjonsvirksomhet med Kommunikasjonsstaben i UDI og kommunikasjonsenhetene i utlendingsforvaltningen for øvrig.

 

EFFEKT forholder seg til UDIs Mediestrategi 2007-2010 samt Retningslinjer og rutiner for UDIs mediearbeid. 

 

 

Roller
EFFEKT-programmets informasjonssjef, tilsatt i sekretariatet, har ansvaret for daglig oppfølging av informasjonsstrategien med tilhørende informasjonsplan.

 

De innføringsansvarlige har ansvaret for at nødvendig informasjon fra EFFEKT-programmet når ut til aktuelle målgrupper i egen organisasjon.

 

Informasjonssjefen vil i samarbeid med programleder og prosjektlederne i EFFEKT-programmet utarbeide utdypende informasjonsplaner på sentrale områder.

Kommunikasjonsstaben i UDI har ansvaret for å legge ut informasjon fra EFFEKT-programmet på internettsidene. Kommunikasjonsstaben har også ansvaret for å holde informasjonssjef i EFFEKT-programmet orientert om kommunikasjonsstrategier og retningslinjer som har betydning for arbeidet med EFFEKT-programmet. I tillegg har Kommunikasjonsstaben ansvaret for å holde pressedistribusjonslisten oppdatert slik at EFFEKT-programmet kan sende ut egne pressemeldinger.

Kommunikasjonsenhetene i UD, politiet, UNE og IMDi har ansvaret for å legge ut informasjon fra EFFEKT-programmet på egne intranett og distribuere tilsendte nyhetsbrev og brosjyrer til sine målgrupper.

Begrunnelse for EFFEKT-programmets profilstrategi
Det er i kommunikasjonsstrategien foreslått en egen EFFEKT-profil på informasjonsmateriell. Ett argument for et slikt forslag er at dette er et samarbeid i hele utlendingsforvaltningen, og at et mer nøytralt informasjonsmateriell vil bidra til at alle etatene i utlendingsforvaltningen får et eierskap til EFFEKT. Slikt materiell kan de legge ut som sitt eget på sine hjemmesider eller dele ut i de fora som måtte være aktuelle.

 

Et annet argument er at det ofte er vanskelig å benytte EFFEKT-logoen sammen med UDI-logoen. Hvis vi skal lage en brosjyre i UDI-profilen, må vi bruke UDI-logoen. Det er ikke satt av plass til EFFEKT-logoen i dagens profil. Det er heller ikke satt av plass til andre logoer på nyhetsbrevene. Det er særlig disse to informasjonstiltakene som EFFEKT-programmet vil benytte, hvor det ville være praktisk med en egen profil.

 

Det kan også være aktuelt med egen profil på powerpoint-presentasjoner når disse skal brukes i opplæringsvirksomhet, for eksempel overfor superbrukere. Da vil presentasjonene fremstå som EFFEKT-presentasjoner, og de vil være aktuelle også for superbrukerne i de øvrige etatene i utlendingsforvaltningen.

 

Når vi foreslo egen EFFEKT-profil, hadde vi hatt servicestrategien for utlendingsforvaltningen som forbilde. Den har en felles departementsprofil, men prosjektet er ledet av UDI. Etatene i utendingsforvaltningen har ingen felles profil, men problemstillingen er den samme. Vi vil ha en profil som etatene kan føle eierskap til.

 

All administrativ informasjon som brev, notater etc, skal lages i de respektive etaters egne profiler.