Når søknaden kommer til UDI, blir den registrert i arkivet og deretter sendt videre til den enheten som skal behandle søknaden.

I enhetene blir søknadene gjennomgått og det blir avklart om søkeren oppfyller vilkårene, har fylt ut skjemaene riktig, og om all dokumentasjon er på plass.

Søknader som er ufullstendige kan bli sendt til det lokale politidistriktet for innhenting av mer informasjon og dokumentasjon. I noen tilfeller tar UDI også kontakt direkte med personen søker eventuelt har gitt fullmakt for å innhente manglende informasjon. Hvis viktig informasjon mangler kan behandlingen av søknaden ta lenger tid enn det som er oppgitt som saksbehandlingstid.

Når vedtaket er fattet, skriver saksbehandleren et vedtaksbrev og sender det til politidistriktet der søknaden ble levert, eller til det politidistriktet hvor søkeren skal bo. Politiet formidler vedtaket til søkeren.

Det tar noen dager eller uker fra UDI fatter vedtaket, og til søkeren får beskjed om resultatet. Tiden avhenger blant annet av postgang og arbeidsmengden hos politiet som skal formidle vedtaket.