Kortare ventetid for dei fleste
Saksbehandlingstida for asylsaker gjekk kraftig ned, frå ei median saksbehandlingstid på 201 dagar i 2010 til 98 dagar i 2011. Det er ein nedgang på over 50 prosent. Ein tredel av alle asylvedtaka blei gjorde innan 60 dagar, og nærmare sju av ti fekk svar innan eit halvt år. Søknader frå einslege mindreårige asylsøkjarar hadde også ei saksbehandlingstid på 98 dagar, mot 273 dagar i 2010.
Saksbehandlingstida for familieinnvandringssaker blei også mykje kortare, frå 186 dagar i 2010 til 117 dagar i 2011. For søknadene som kom inn etter 1. januar 2011, var saksbehandlingstida 58 dagar, og for dei som søkte om familiesameining med ein arbeidstakar i Noreg, var tida nede i 40 dagar.
I arbeidssaker tok det 31 dagar frå søknaden blei levert, til vi gjorde vedtaket, 20 dagar færre enn året før. Nesten alle studiesøknadene blei behandla i god tid før studiestart.
Dei som søkjer om statsborgarskap, må vente ei god stund på svar. Sjølv om vi klarte å redusere saksbehandlingstida med 19 prosent frå året før, måtte søkjarane vente i 294 dagar. Den lange ventetida kjem delvis av at utlendingsforvaltninga prioriterer å behandle søknader frå personar som ikkje har eit løyve til å opphalde seg i Noreg, framfor statsborgarskapssøknader. Mange søknader blei derfor også liggjande lenge hos politiet før dei kom til oss. Vi skal sjå nærmare på ansvarsfordelinga og flyten i desse sakene i 2012.
Figur: Saksbehandlingstida i ulike sakstypar, 2011
Ulik ventetid for ulike grupper
Sjølv om to søknader om same type løyve kjem inn samtidig, kan det vere stor forskjell på kor lang tid det tek før søkjarane får svar. For eksempel prioriterer vi i mange sakstypar søknader frå barn framfor søknader frå vaksne, og søknadene om familieinnvandring med utanlandske arbeidstakarar blir prioriterte framfor andre familiesøknader.
Ein del saker tek også lengre tid å behandle fordi dei manglar dokumentasjon, eller fordi vi må gjere fleire undersøkingar. Det vil også kunne vere forskjellar som følgje av kva land søkjaren kjem frå. For nokre land er avslagsprosenten høg, og det er meir tidkrevjande å avslå søknader enn å godkjenne dei. Vi bruker også lengre tid på å sjekke opplysningane frå søkjarar frå enkelte land, anten fordi det er vanskelegare å få kvalitetssikra opplysningane, eller fordi vi oftare oppdagar falske opplysningar. Slike ting gjer at saksbehandlingstidene i desse sakene blir lengre.
Færre venta på behandling av søknaden
I tillegg til å korte ned ventetida klarte vi å få unna fleire saker. Sjølv om det kom mange fleire søknader om familieinnvandring enn året før, klarte vi å redusere talet på ubehandla familieinnvandringssaker med nærmare 4 700. Ved utgangen av året hadde vi totalt sett 26 300 opphaldssaker til behandling. For søknader om familieinnvandring, arbeid, visum, statsborgarskap og utdanning auka produktiviteten med mellom 7 og 8 prosent.
I asylsakene klarte vi å redusere talet på ubehandla saker frå 4 900 til 4 200. Av desse var 170 søknader frå einslege mindreårige, og det er eit normalt nivå i forhold til kor mange som kom.
Forbetringsarbeid gav resultat
Vi har jobba lenge med å forenkle og forbetre teknologien, arbeidsprosessane og retningslinjene for saksbehandlinga. Saman førte tiltaka til at vi oppnådde gode resultat i 2011, og vi reknar med at saksbehandlingstida skal gå endå meir ned i 2012.
Det felles elektroniske arkivet for utlendingsforvaltninga inneber at alle søknader og andre saksdokument er tilgjengelege for alle involverte etatar med det same dokumenta er registrerte. Det gjer samarbeidet mellom etatane både enklare og raskare, og det fører igjen til kortare ventetid for søkjarane. Den elektroniske søknadsløysinga medverkar også til raskare saksbehandling. Sidan søkjarane må fylle ut alle felta for å få sendt inn søknaden, inneheld langt fleire av søknadene all informasjonen vi treng for å behandle saka.
Vi arbeider kontinuerleg med å forbetre arbeidsprosessane, og i 2011 begynte vi med Lean-metodikken i delar av organisasjonen. Vi gjennomgjekk arbeidsprosessane i heile saksbehandlinga og endra på rutinar og organiseringsmåtar som stal unødvendig mykje tid. Med den nye organiseringa er for eksempel resultata frå aldersundersøkinga no klare når vi opnar asylsøknaden, slik at vi kan behandle saka ferdig med ein gong. Lean-arbeidet gav gode resultat i arbeidet med asylsakene i 2011, og i 2012 vil fleire einingar begynne å jobbe etter desse prinsippa.
Vi satsa også på betre opplæring av dei tilsette på utanriksstasjonane og utvikla sjekklister dei kan bruke. Det vil på sikt føre til at langt fleire av søknadene vil innehalde all den nødvendige informasjonen når vi opnar saka, slik at vi slepp å etterlyse dokument.