Hva ønsket vi med dette prosjektet?
Formålet med prosjektet var å undersøke i hvilken grad UDI har jobbet med automatiseringsprosesser på en hensiktsmessig måte i forbindelse med automatisering av statsborgerskapssaker. Oppdraget inkluderte også en følgeevaluering av etableringen av automatiseringsløsingen for midlertidig kollektiv beskyttelse, som ble tatt i bruk våren 2022 for å behandle søknader om beskyttelse fra ukrainere.
Les sluttrapporten her (pdf, 2,7 MB)
Hva er rapportens hovedfunn?
- Den ferdige statsborgerskapsløsningen (STB-løsningen) i stor grad har vært vellykket.
- Smidig arbeidsmetodikk med team som gir hurtige og forløpende leveranser, har vært en hensiktsmessig organisering.
- Svakheten har vært mangelfull overordnet styring av målene og oppgavene teamet skal gjennomføre.
- Prosjektet har nådd deler av sine målsettinger, men det er ikke mulig å fastslå eksakt grad av måloppnåelse og hvor lønnsomt prosjektet har vært. Gevinstoppnåelsen er tett knyttet til lovendringen om dobbelt statsborgerskap som ble vedtatt etter prosjektstart, og ville ha vært betydelig lavere uten denne lovendringen.
- Den tekniske STB-løsningen har blitt gjenbrukt i robotløsningen for midlertidig kollektiv beskyttelse, men det er behov for avklaringer knyttet til fremtidig bruk av felleskomponenter, verktøybruk og løsningsarkitektur.
Oppdragstakerne trekker frem fem læringspunkter fra evalueringen som kan sikre et godt arbeidsgrunnlag, effektiv gjennomføring og realisering av nytte i UDIs videre arbeid med automatisering:
- Ikke slå seg til ro med en høy gevinst dersom denne er basert på forhold som er utenfor prosjektets kontroll.
- Legge større vekt på at tilstrekkelig styringsgrunnlag er til stede før oppstart.
- Sikre bedre styring og forankring på tvers av alle deltakende virksomheter innen utlendingsforvaltningen.
- Sikre bedre sporbarhet og tilgjengelighet av (prosjekt)dokumentasjon på tvers av digitale verktøy.
- Teknisk harmonisering i tråd med et målbilde for å sikre bevegelse i ønsket retning og større grad av gjenbruk.
Hvilke anbefalinger inneholder rapporten?
Rapporten inneholder 39 anbefalinger, følgende er en oppsummering av de mest sentrale anbefalingene:
Målbilde: Prosjekt bør ha tydelige mål som er forankret på ledernivå og som følges opp underveis.
Gevinster og kostnader: Investeringer bør baseres på en vurdering av gevinster og kostnader, der forutsetningene for gevinstene er tydelige og det er dedikert ansvar for realisering av gevinster.
Gjennomføring: UDI må sikre god styring underveis i gjennomføring av prosjektet, med klare planer, mandat, roller og dokumentasjon.
Samarbeid og involvering: I samarbeidsprosjekter (hvor UDI leder prosjektet) som berører etater utenfor UDI, bør disse involveres tidlig og sikre at styringsgruppens mandat er godt forankret og forstått av alle parter.
Ledelsen i etatene utenfor UDI må forplikte seg, forstå sin rolle, og etterleve kravene som stilles – for å sikre intern forankring og tilretteleggelse av gjennomføringen av prosjektet.
Oppdragsgiver: Utlendingsdirektoratet
Oppdragstaker: A-2 og Menon Economics