Formålet med prosjektet har vært å gjennomføre en pilot der forskerne skulle innhente systematisk innsikt om hvordan noen av våre brukergrupper finner, forstår, vurderer og anvender skriftlig informasjon vi formidler til dem i en søknadsprosess. Vi skal bruke denne innsikten til å forbedre vår skriftlige informasjon på ulike plattformer, for å bedre treffe søkernes informasjonsbehov i søknadsprosessen. Formålet er også å kunne vurdere om vi skal gjennomføre større og liknende undersøkelser i fremtiden og hvordan disse eventuelt bør utformes.
Hovedspørsmålene i prosjektet har vært:
- Hvordan finner, forstår, vurderer og bruker individer fra ulike landbakgrunner skriftlig informasjon formidlet av UDI i søknadsprosessen om familieinnvandring?
- Hvordan kan denne informasjonen forbedres for bedre å møte brukernes informasjonsbehov?
Forskerne har gjennomført en omfattende digital spørreundersøkelse og dybdeintervjuet et utvalg av brukere i oppholdsprosessen. En del av undersøkelsene og intervjuene har vært å undersøke hvordan deltakerne har forstått anonymiserte vedtaksbrev fra UDI.
Undersøkelsen er gjennomført i perioden august 2024 – juni 2025. Prosjektet har hatt en referansegruppe med representanter fra UDI, Helsedirektoratet, NAV Hamar, Justis- og beredskapsdepartementet, Universitetet i Innlandet, Organisasjon mot offentlig diskriminering (OMOD) og Selvhjelp for innvandrere og flyktninger (SEIF).
Last ned rapporten:
Hovedfunn
Forskernes hovedfunn er at:
- Det er betydelig variasjon i hvordan ulike grupper oppfatter og bruker informasjon fra UDI.
- Søkerne har høy tillit til UDI, men opplever også usikkerhet og har likevel kommunikasjonsbehov som UDI bør tilpasse seg.
- Nettsiden til UDI vurderes som hovedkilde til informasjon og fremstår som relativt lett tilgjengelig for søkere med gode språklige og digitale ferdigheter.
- Vedtaksbrevet oppleves som særlig krevende, både språklig og strukturelt, og fremstår som lite handlingsveiledende. Dette gjelder også for søkere med høy utdanning og god engelskkompetanse.
Anbefalinger
Oppdragstakerne har utformet flere anbefalinger til hvordan UDI bør forbedre den skriftlige informasjonen vi formidler til personer som skal søke om opphold. UDI bør:
- Utforme enklere og mer brukervennlige vedtaksbrev
- Tydeligere og mer handlingsrettet språk
- Forbedret struktur og visuell støtte
- Tydeligere klageinformasjon
- Øke brukervennligheten i digitale løsninger
- Utvikle støtteverktøy og flater for digitalt og språklig sårbare brukere
- Bedre kommunikasjon under søknadsprosessen
- Øke tilgjengelighet av informasjon på flere språk og enklere norsk/engelsk
- Sikre systematisk brukertesting og pilotering av nye formater
- Styrket veiledning og støtte til søkere
- Styrke samarbeidet med eksterne aktører
- Tettere samarbeid med frivillige organisasjoner, ambassader og VFS-kontorer som tar imot visumsøknader, kan bidra til at søkere kan få korrekt og forståelig informasjon tidlig i prosessen. Dette gjelder særlig søkergrupper med svakere digital og/eller språklig kompetanse.