UDI er behandlingsansvarlig. Det betyr at vi har ansvar for hvordan personopplysningene dine behandles i UDI og på asylmottak i forbindelse med oppgavene nevnt i punkt 2. Vi har også ansvar for personregistrene Utlendingsdatabasen (UDB), Utlendingsregisteret og de nasjonale delene av EURODAC (European Dactyloscopy System) og VIS (Visa Information System).

UDI behandler dine personopplysninger for å utføre følgende oppgaver:

• behandle saker om visum, oppholdstillatelse, beskyttelse, eksklusjon, reisedokument, statsborgerskap, bortvisning, utvisning, tilbakevending og assistert retur
• kontrollere og verifisere opplysninger, for eksempel avklare en persons identitet, alder og familierelasjoner
• kalle tilbake tillatelser, for eksempel oppholdstillatelser eller visum
• gi personer som søker beskyttelse (asyl) tilbud om et sted å bo og gi økonomisk støtte til personer som bor i asylmottak
• legge til rette for omsorgsansvar for enslige, mindreårige asylsøkere mellom 15 og 18 år og enslige mindreårige med følgeperson
• legge til rette for personer med oppfølgingsbehov på asylmottaket der de bor, under behandling av saken deres og når de blir bosatt
• ved nødvendig testing og feilretting av IT-løsninger
• for veiledning av våre brukere
• besvare henvendelser fra journalister som har spørsmål om saken din hvis du har samtykket til det

UDI vil i noen tilfeller behandle personopplysninger i automatiserte prosesser som ikke er en del av saksbehandlingen og hvor det ikke skjer en automatisk avgjørelse (se punkt 8), men som er en nødvendig del av UDIs forvaltningsoppgaver.

Vi kan vanligvis bare bruke opplysningene dine til de oppgavene vi har hentet dem inn for. UDI har imidlertid en plikt til å kontrollere og verifisere opplysninger vi får i utlendings- og statsborgersaker. Det betyr at vi kan bruke opplysninger fra de tidligere utlendingssakene dine når vi behandler en ny sak. Vi kan også bruke opplysninger fra en annen persons sak dersom den andre personen har en forbindelse til deg og det er nødvendig å bruke opplysningene for å kontrollere opplysninger i saken din.

Vi behandler også dine personopplysninger for å gjøre andre oppgaver som er en del av UDIs virksomhet, for eksempel når vi utarbeider statistikk og analyserapporter eller forbedrer tjenestene våre. Vi informerer deg ikke når vi viderebehandler personopplysningene dine til disse formålene.

UDI behandler personopplysninger innenfor rammene av forvaltningsloven, personopplysningsloven og særlovgivning som utlendingsloven, statsborgerloven og tilhørende forskrifter. UDI har egne hjemler for å behandle personopplysninger i utlendingsloven § 83 a og statsborgerloven § 29 a. UDI kan derfor behandle personopplysninger som er nødvendige for å utføre formålene nevnt i punkt 2. Det er som hovedregel ikke mulig å reservere seg mot slik behandling (utøve retten til å protestere, jf. personvernforordningen art. 21).

UDI henter inn nødvendig informasjon fra deg som søker om oppholdstillatelse eller har en annen sak til behandling i UDI. Du skal bidra til å avklare identiteten din og har plikt til å gi opplysninger som kan ha betydning for saken din (se utlendingsloven § 83 og statsborgerloven § 29).

Hvis det er nødvendig, kan UDI også hente inn opplysninger fra andre aktører. For å unngå at du må oppgi samme informasjon til flere offentlige virksomheter kan vi blant annet innhente opplysninger fra:

• Skatteetaten, NAV, Lånekassen, barnevernet eller politiet
• Folkeregisteret og Kontakt- og reservasjonsregisteret der dette er mulig
• Brønnøysundregistrene om navn på oppgitt arbeidsgiver og studiested

Vi henter også inn informasjon fra offentlig tilgjengelige kilder, slik som nettsider og sosiale medier.

UDI behandler personopplysninger som er nødvendige for å løse oppgavene nevnt i punkt 2. Hvilke konkrete personopplysninger vi behandler om deg, er avhengig av oppgaven vi skal løse. Du vil få nærmere informasjon om dette under saksbehandlingen. 

UDI behandler noen opplysninger uavhengig av sakstype, for eksempel opplysninger om

• identitet (for eksempel navn, fødselsdato, fødested, kjønn, statsborgerskap, passnummer)
• biometri (ansiktsfoto og fingeravtrykk)
• oppholdssted og kontaktinformasjon (for eksempel postadresse, bostedsadresse, e-postadresse og telefonnummer)
• relasjoner til andre (for eksempel familie, vertsfamilie, arbeidsgiver, studiested)
• økonomiske forhold (for eksempel inntekt, økonomisk støtte fra det offentlige, formue)
• utlendingssaken (for eksempel status i saken, informasjon om hva som har skjedd i saken og grunnen til at du får oppholdstillatelse)

UDIs veiledningstjeneste behandler personopplysninger for å oppfylle vår veiledningsplikt og for at du som bruker skal kunne ivareta dine interessert på best mulig måte. Når du kontakter oss kan du derfor bli bedt om å gi oss personopplysninger for at vi skal kunne veilede deg. Hvis du kontakter oss uten å oppgi personopplysninger, kan vi ikke gi deg veiledning i enkeltsaker.

UDI har plikt til å kontrollere og verifisere opplysninger vi får i utlendings- og statsborgerskapssaker. I noen tilfeller kan derfor opplysningene du gir oss i veiledningstjenesten benyttes som del av saksbehandlingen av din sak. Vi kan også bruke kontaktopplysningene dine til å sende ut informasjon til deg om saken din.

UDI gir veiledning på chat og e-post i enkelte spørsmål. For å ivareta vår taushetsplikt og ditt personvern har vi begrenset mulighet til å gi annet enn generell veiledning på chat og e-post. UDI kan ofte gi deg mer utfyllende veiledning på telefon.

UDIs chatbot gir deg svar på generelle spørsmål innen utvalgte sakstyper hele døgnet. Chatboten svarer ikke på spørsmål som krever oppslag i personopplysninger, og vi ber derfor om at du ikke oppgir personopplysninger i samtalen. Når du skriver til chatboten, blir meldingen din behandlet av en språkmodell basert på kunstig intelligens. Det du skriver brukes ikke til å trene eller forbedre språkmodellen. For å sikre og videreutvikle tjenesten lagres samtalene midlertidig i opptil 30 dager. Du kan når som helst be om å laste ned en kopi av samtalen. Hvis du ikke ønsker at samtalen din skal lagres, kan du be chatboten om å slette den umiddelbart.

Når du kontakter UDI veiledningstjeneste, kan det forekomme at andre enn den du snakker eller chatter med, følger samtalen i forbindelse med opplæring. Hvis dette skjer vil du få informasjon om det i starten av samtalen. Du kan da velge å reservere deg, og andre enn saksbehandler vil da ikke lenger følge samtalen.

UDI behandler personopplysningene dine i ulike registre og systemer. Her er noen eksempler på registre og systemer som vi bruker:

• Utlendingsdatabasen (UDB) er utlendingsmyndighetenes sentrale personregister. Alle opplysningene i utlendings- og statsborgersaker blir registrert og lagret i UDB. Utenlandske statsborgere som registreres, får tildelt et unikt identifikasjonsnummer (DUF-nummer). Det finnes også norske borgere som er registrert i UDB, for eksempel fullmektiger, familiemedlemmer, vertsfamilier, sponsorer og arbeidsgivere.
• Utlendingsregisteret er et biometriregister som inneholder fingeravtrykk og ansiktsfoto av personer fra land utenfor EU og EØS-området (se utlendingsloven § 100).
• Personregisteret (PREG) inneholder sentrale person- og relasjonsdata. Blant disse er det opplysninger om for eksempel navn, etternavn, statsborgerskap, adresse, kjønn, ID-dokument, fødselsdato m.fl. Relasjoner som foreldre, barn, søsken og ektefelle er også lagret her. PREG tildeler et unikt identifikasjonsnummer (DUF-nummer).
• UDI Kontaktsenter er systemet UDI benytter for å motta og registrere henvendelser på telefon, e-post og chat i veiledningstjenesten.
• Mot er en løsning som brukes av både UDI og asylmottak til registrering av beboere i asylmottak. Her håndteres plassering av beboere, saksbehandling, mottaksøkonomi, beboerøkonomi og kontroll og oppfølging av mottak. Personopplysninger registreres ikke direkte i Mot, men informasjon som er relevant mens en person bor på mottak finnes i systemet, blant annet opplysninger om navn, statsborgerskap, mottaksadresse, kjønn, fødselsdato og relasjonsdata.

Enkelte opplysninger registrerer vi også i europeiske informasjonssystemer:

• EURODAC er et biometriregister som inneholder fingeravtrykk og identitetsopplysninger av personer fra land utenfor EU og EØS-området som søker beskyttelse eller krysser grensene ulovlig.
• Visa Information System (VIS) er et informasjonssystem som inneholder personopplysninger, ansiktsfoto og fingeravtrykk til personer fra land utenfor EU og EØS-området som søker om besøksvisum.
• Schengen Information System (SIS) er et informasjonssystem som inneholder opplysninger om personer som ikke har rett til å reise inn i og oppholde seg i EU og EØS-området, eller som er ettersøkt i forbindelse med straffbare handlinger. Kripos har ansvaret for den norske delen av SIS.

UDI kan avgjøre saker automatisk (om bruk av automatiserte avgjørelser, se utlendingsforskriften §17-7 c, og statborgerforskriften §13A-3). Det betyr at vi avgjør saken uten at noen saksbehandler vurderer opplysningene i saken manuelt. Vi kan bare behandle saken automatisert når det er klare vilkår i regelverket for om det du har søkt om skal innvilges eller avslås. Hvis vi må gjøre skjønnsmessige vurderinger i saken, kan den ikke avgjøres automatisk. Hvis du klager på et vedtak som UDI har gjort med automatisert behandling, har du krav på at vi behandler klagen manuelt.

Utlendingsmyndighetene i Norge består av flere etater som har ulike oppgaver. Utenriksstasjonene og utlendingsseksjonene i politidistriktene tar imot og forbereder for eksempel søknader om oppholdstillatelse, mens Politiets utlendingsenhet (PU) tar imot og registrerer søknader om beskyttelse. UDI avgjør blant annet søknader om beskyttelse, oppholdstillatelse og norsk statsborgerskap. Utlendingsnemnda (UNE) behandler klager på UDIs vedtak.

Utenriksstasjonene og Sysselmesteren på Svalbard tar imot og behandler visumsøknader, i tillegg til at utlendingsseksjonene i politidistriktene tar imot og behandler søknader om forlengelse av visum.

Ansatte hos utlendingsmyndighetene skal kun behandle personopplysningene dine når det er nødvendig for å gjøre arbeidsoppgavene deres. Alle medarbeidere har taushetsplikt om opplysningene de behandler.

Når vi benytter oss av eksterne leverandører stiller vi tilsvarende strenge krav til sikkerhet, kontroll og dokumentasjon for å beskytte dine personopplysninger. 

Vi beskytter opplysningene i registrene på ulike måter, for eksempel gjennom å sikre datasystemene våre, og ved å kontrollere hvem som har tilgang til bygningene våre. Det er bare personer med tjenstlig behov som kan få tilgang til personopplysningene dine, det vil si personer som trenger tilgang til opplysningene for å kunne gjøre sine oppgaver.

Som en del av vår internkontroll overvåker vi våre systemer, eksempelvis for å avdekke søk i systemene uten tjenstlig behov.

UDI har taushetsplikt og kan bare utlevere personopplysningene dine hvis det står i loven at vi kan gjøre det, hvis du samtykker til det eller hvis du har en fullmektig (for eksempel en advokat eller rettshjelper). Du kan når som helst trekke tilbake samtykket ditt.

Flere offentlige etater har lov til å hente inn opplysninger fra UDI, som for eksempel Skatteetaten, NAV, Lånekassen, Folkeregisteret og politiet. Vi har også en plikt til å utlevere opplysninger til andre land i Europa som samarbeider om kontroll av landegrensene, visumregler, politioppgaver og behandlingen av søknader om beskyttelse (land som deltar i Schengen- og Dublin-samarbeidet). I saker om tilbakevending og assistert retur sender vi brev til kommune og Husbanken.

Vi utleverer i tillegg enkelte opplysninger til internasjonale organisasjoner og interesseorganisasjoner som hjelper oss i utlendingssaker, slik som Caritas, European Technology and Training Center ETTC og International Organization for Migration (IOM). Bedrifter og personer som utfører oppgaver for UDI, kan også få tilgang til opplysninger som er nødvendige for arbeidet sitt, som for eksempel driftsoperatører av asylmottak.

UDI kan også gi opplysninger som ikke er taushetsbelagte til andre offentlige etater og til bedrifter og personer der vi har rettslig grunnlag. For eksempel gir vi informasjon til Arbeidstilsynet og arbeidsgivere om en person har lov til å arbeide i Norge.

UDI vil i noen tilfeller utveksle personopplysninger med internasjonale organisasjoner i tredjeland som en del av vårt arbeid. Her vil utleveringen av personopplysninger skje med grunnlag i personvernforordningen art. 49 nr. 1 annet ledd. UDI kan i noen tilfeller utlevere opplysninger fra enkeltsaker til forskning. Dersom forskningen ikke kan gjennomføres uten opplysninger som identifiserer enkeltpersoner kan UDI, etter en konkret vurdering, utlevere personidentifiserende opplysninger.

Se hvordan forskere kan få innsyn og tilgang til data

Her kan du lese mer om pågående forsknings- og utviklingsprosjekter

UDI oppbevarer personopplysninger så lenge det er nødvendig for å gjøre våre lovpålagte oppgaver, og i samsvar med vårt regelverk. Dine personopplysninger vil som hovedregel slettes når behovet for oppbevaring faller bort, med mindre vi har en lovpålagt plikt til å oppbevare dem etter annet regelverk, slik som arkivloven.

Dersom vi ikke har en lovpålagt plikt til å oppbevare personopplysningene dine, har UDI rutiner for å slette opplysninger.

Hvis du er registrert i utlendingsmyndighetenes registre, har du disse rettighetene etter personopplysningsloven:

1. Innsyn

Du har rett til å få informasjon om

• hvilke konkrete personopplysninger vi behandler om deg,
• hvor disse er hentet fra,
• til hvilke formål (oppgaver) de blir brukt, og
• om de har blitt gitt videre til noen andre, og til hvem.

Fyll inn innsynskjemaet vårt for å be om innsyn. 

2. Retting av feil

Hvis du oppdager at UDI har registrert uriktige, utdaterte eller ufullstendige opplysninger om deg, har du rett til å få disse rettet eller oppdatert. 

3. Mulighet til å klage

Hvis du mener at UDI ikke behandler personopplysningene på måten regelverket krever, kan du klage til Datatilsynet i Norge. Informasjon om hvordan du bør gå frem finner du på Datatilsynets nettsider (eksternt nettsted).

4. Sletting av personopplysninger

Personopplysninger som er lagret i Utlendingsdatabasen er nødvendige for at UDI kan utføre sine oppgaver, for vitenskapelig og historisk forskning, for statistiske formål og for arkivformål, og du vil som hovedregel ikke ha rett til å få slettet disse, jf. personvernforordningen artikkel 17 nr. 3.